Desa Nusantara Jaringan Media Desa Nusantara
Related Articles
PURUK CAHU – Pemerintah desa di Kabupaten Murung Raya (Mura), Kalimantan Tengah (Kalteng), didorong mulai mendigitalisasi dokumen penting dan menyimpan salinan arsip di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispursip) Mura. Langkah ini disiapkan untuk mengantisipasi kehilangan dokumen akibat bencana, terutama banjir dan kebakaran yang berpotensi terjadi di wilayah tersebut.
Dorongan itu disampaikan dalam sosialisasi tata kelola kearsipan untuk mendukung tertib administrasi pemerintahan desa yang digelar Dispursip Mura di Gedung Pertemuan Umum (GPU) Tira Tangka Balang, Senin (09/11/2026).
Kepala Dispursip Mura, Ernawati, saat membacakan sambutan Bupati Mura, menegaskan bahwa arsip pemerintahan desa bukan sekadar dokumen administratif. Arsip menjadi rekaman kegiatan, sumber informasi, alat bukti yang sah, sekaligus bentuk pertanggungjawaban atas penyelenggaraan pemerintahan.
Dalam konteks pemerintahan desa, dokumen yang perlu dikelola mencakup administrasi pelayanan masyarakat, pengelolaan keuangan dan aset, perencanaan pembangunan, pelaksanaan program, hingga pertanggungjawaban kegiatan. Karena itu, penyimpanan arsip yang tertata diperlukan agar dokumen tetap tersedia ketika dibutuhkan.
“Oleh karena itu, tertib administrasi pemerintahan desa tidak dapat dipisahkan dari tertib pengelolaan kearsipan,” demikian disampaikan dalam sambutan Bupati.
Ernawati menjelaskan, pengelolaan arsip yang baik dapat mempercepat pelayanan masyarakat, memberikan kepastian informasi, serta mendukung transparansi dan akuntabilitas pemerintahan desa. Arsip yang tersusun sistematis juga mempermudah pengawasan dan pemeriksaan terhadap pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
Pengelolaan kearsipan tersebut memiliki landasan hukum, antara lain Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 47 Tahun 2016 tentang Administrasi Pemerintahan Desa, serta ketentuan kearsipan lainnya.
Dalam kegiatan tersebut, narasumber dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Kalteng, Swari Isna Arisona, menyampaikan materi mengenai tata kelola kearsipan kepada peserta. Sosialisasi diarahkan agar aparatur desa memahami tahapan pengelolaan dokumen, mulai dari penciptaan, penerimaan, pencatatan, penggunaan, penyimpanan, hingga penyusutan arsip sesuai ketentuan.
Salah satu perhatian utama dalam sosialisasi tersebut ialah perlindungan arsip dari risiko bencana. Kondisi wilayah Mura yang kerap dilanda banjir dan memiliki potensi kebakaran dinilai membutuhkan sistem penyimpanan dokumen yang lebih aman, termasuk melalui pencadangan digital.
“Kami ingin menyampaikan kepada seluruh perangkat desa agar arsip-arsip desa tidak hilang begitu saja. Dengan pengarsipan secara digital, arsip desa bisa tetap tersimpan dengan rapi meskipun terjadi bencana,” jelasnya.
Sebagai tindak lanjut, Dispursip Mura berencana menyurati seluruh kepala desa agar mulai mendigitalisasi dokumen penting milik desa. Dokumen yang menjadi perhatian antara lain surat tanah dan berbagai berkas administrasi pemerintahan.
Proses digitalisasi dapat dilakukan dengan memindai dokumen fisik menggunakan alat pemindai. Berkas hasil pemindaian kemudian disusun dan disimpan dalam media penyimpanan portabel, seperti diska lepas, sebelum diserahkan kepada Dispursip Mura.
Salinan digital tersebut akan disimpan Dispursip sebagai pencadangan data. Dengan mekanisme itu, apabila pemerintah desa kehilangan dokumen fisik akibat bencana atau faktor lainnya, salinan arsip masih dapat diperoleh melalui penyimpanan yang tersedia di Dispursip.
“Artinya, ketika desa kehilangan arsip, kita masih bisa memberikan file yang tersimpan di tempat kita. Jadi, arsip tersebut tidak hilang begitu saja,” tuturnya.
Rencana pencadangan arsip tersebut diharapkan mendorong pemerintah desa lebih tertib dalam mengelola dokumen sekaligus mengurangi risiko hilangnya informasi penting. Dengan tersedianya salinan digital, dokumen pemerintahan, pertanahan, pembangunan, dan pelayanan masyarakat dapat lebih terlindungi serta mendukung kesinambungan administrasi desa ketika terjadi keadaan darurat. []
Redaksi02
