Desa Nusantara Jaringan Media Desa Nusantara
Related Articles
SAMARINDA, Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim) telah melakukan pemusnahan aset dan arsip yang sudah tidak digunakan lagi di Kantor Dispora Kaltim Jalan Wahid Hasyim, Selasa (5/11/2024).
Pemusnahan itu mencakup sejumlah arsip yang telah lama tidak relevan dan dianggap tidak memiliki nilai guna administrasi. Beberapa arsip yang dimusnahkan antara lain, dokumen keuangan operasional dinas dari tahun 2005 hingga 2009, serta arsip pendirian Dispora, akta kepegawaian, dan berbagai dokumen lainnya.
Saat ditemui media ini, Sri Wartini selaku Pelaksana Harian (Plh) Kepala Dinas Pemuda dan Olahraga (Kadispora) Kaltim menjelaskan, pemusnahan arsip dan aset tersebut merupakan bagian dari upaya Dispora Kaltim untuk menjaga efisiensi dan keteraturan dalam pengelolaan arsip di lingkup Dispora Kaltim.
Menurut Sri, banyak arsip yang sudah tidak relevan lagi dan tidak digunakan dalam kegiatan dinas sehari-hari, sehingga perlu segera dimusnahkan agar tidak mengganggu kelancaran administrasi. “Arsip-arsip ini, sebenarnya sudah tidak lagi dibutuhkan, terutama arsip yang bersifat rutin dan berkaitan dengan keuangan operasional dinas yang sudah lama,” jelasnya.
Dia mengungkapkan, pemusnahan arsip itu sudah sesuai dengan aturan yang berlaku dan telah melalui tahap seleksi ketat, agar hanya arsip yang benar-benar tidak diperlukan yang dimusnahkan. Di samping itu, proses pemusnahan juga dilakukan dengan cara yang aman dan sesuai prosedur. Di mana arsip-arsip yang telah dipilih untuk dimusnahkan dihancurkan menggunakan mesin penghancur dokumen dan sebagian lagi dibakar di tempat yang telah disiapkan.
“Tindakan ini diambil, untuk menghindari potensi kebocoran data atau penyalahgunaan informasi yang terkandung dalam arsip-arsip tersebut,” katanya.
Pemusnahan itu juga diharapkan dapat mengurangi tumpukan arsip yang tidak terpakai dan membuat ruang arsip di kantor Dispora Kaltim menjadi lebih terorganisir. Dengan begitu, pegawai di Dispora Kaltim dapat bekerja dengan lebih efisien tanpa terbebani oleh arsip yang sudah tidak memiliki relevansi.
“Salah satu tujuan utama dari kegiatan ini, adalah untuk mempermudah pengelolaan arsip yang tersisa, sehingga administrasi dapat berjalan lebih lancar dan tertata,” tambah Sri Wartini
Proses pemusnahan arsip ini, juga mengacu pada peraturan yang ada, mengenai pengelolaan arsip di instansi pemerintahan. Sebelum pemusnahan dilakukan, arsip yang dianggap tidak relevan telah melalui verifikasi oleh pihak internal Dispora Kaltim, dan hanya arsip yang telah dipastikan tidak lagi memiliki nilai guna yang dimusnahkan.
Sri Wartini juga menegaskan bahwa meskipun arsip yang dimusnahkan tersebut sudah tidak lagi digunakan, pengelolaan arsip yang tetap aman dan terstruktur tetap menjadi prioritas utama. Menurutnya, arsip yang berisi informasi penting dan sensitif akan disimpan dengan baik sesuai dengan peraturan yang berlaku, dan hanya arsip yang sudah memenuhi syarat untuk dimusnahkan yang akan dihancurkan.
Dengan pemusnahan arsip yang sudah tidak diperlukan, ruang arsip di Dispora Kaltim akan lebih rapi dan terorganisir. Hal ini diharapkan, dapat mendukung kelancaran administrasi dinas serta meningkatkan efektivitas dalam pengelolaan dokumen di masa depan.
Kegiatan pemusnahan ini juga, sejalan dengan upaya untuk menciptakan pengelolaan administrasi yang lebih efisien dan aman. Pengelolaan arsip yang baik menjadi salah satu faktor penting dalam mendukung operasional pemerintahan yang lebih transparan dan terorganisir, serta mengurangi risiko penyalahgunaan informasi yang ada dalam arsip yang sudah tidak relevan. * (Adv.)
Penulis: Andi Isnar / Editor: Agus
